Le normative vigenti impongono la conservazione di migliaia di documenti.
Anche l'azienda più piccola è costretta a predisporre scaffali, armadi e intere stanze per questi ultimi.
Questo comporta uno spreco enorme di risorse: da una parte di carta, dall'altra di spazi che potrebbero avere altri tipi di funzione.
Grazie alle regole tecniche del Cnipa (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) e ai decreti dei Ministeri dell'Economia e delle Finanze e Lavoro è ora possibile - e perfettamente legale - trasformare in formato digitale (quindi su supporto ottico quale ad esempio il cd) tutta la documentazione aziendale.
Grazie alle norme che regolano la conservazione sostitutiva è finalmente possibile smaterializzare tutta la propria documentazione cartacea!
COS’È UN DOCUMENTO (Conservazione sostitutiva CNIPA 11/2004)?
Si definisce il documento come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.
La rappresentazione può avvenire direttamente o mediante un processo di elaborazione elettronica.
I documenti sono costituiti da oggetti come il testo, le immagini, i disegni, i dati strutturati, programmi e codici operativi, filmati ecc. La disposizione di questi dati sul supporto e le relazioni che sussistono tra questi oggetti determinano rispettivamente forma e sostanza.
COSA SI INTENDE PER CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
Per conservazione sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica.
Il processo di conservazione sostitutiva prevede sempre il riversamento di dati da un supporto ad un altro quando non sia possibile o conveniente conservare il formato della rappresentazione digitale dei documenti. Esempio banale è il riversamento di documenti da supporti cartacei a supporti ottici.
Il procedimento di conservazione asseconda la Deliberazione del Cnipa n.11/2004. È sempre generato da documenti digitali, opportunamente differenziati per la loro tipologia d'origine (digitali, analogici unici e non unici). In questa deliberazione si mantengono distinti il processo di conservazione da quello di archiviazione, viste le diverse nature e le finalità differenti che li contraddistinguono.
Nella Deliberazione Cnipa n.11/2004 vengono mantenuti nettamente distinti il processo di conservazione da quello di archiviazione, vista la diversa natura e le differenti finalità che li contraddistinguono.
CHI SI DEVE OCCUPARE DI GESTIRE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
Il responsabile della conservazione è colui che presiede e controlla l'attività stessa. Secondo la deliberazione del CNIPA n.11/2004 al Responsabile viene affidato il compito di realizzare l'archivio di conservazione con procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l'unico vincolo che queste ultime siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l'integrità dei contenuti nel tempo e l'accesso e l'esibizione di ogni singolo documento.
Non vengono richiesti particolari standard per i supporti di memorizzazione. Viene lasciata libertà al Responsabile della conservazione di utilizzare una qualsiasi tipologia di supporto. Viene anche data la possibilità di non utilizzare supporti che utilizzano la tecnologia laser (obbligo invece nella precedente normativa). Gli obblighi a cui il Responsabile deve uniformarsi sono l'impiego del riferimento temporale e della firma digitale.
Vediamo nel dettaglio quali siano i compiti del responsabile della conservazione sostitutiva:
Definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione sulla base dei tipi di documenti (analogici o informatici) oggetto della stessa. Stabilisce di conseguenza l'organizzazione dei contenuti nei supporti ottici gestendo, nel contempo, le procedure di sicurezza, di tracciabilità e di esibizione degli stessi.
- Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni:
- descrizione dei contenuti di tutti i documenti;
- descrizione e identificazione del responsabile della conservazione;
descrizione e identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime
indicazione delle copie di sicurezza.
Mantenere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle diverse versioni.
Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione.
Adottare tutte le misure che si rendono necessarie per assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema deputato alla conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione.
Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest'ultimo tutta l'assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività.
Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l'apposizione del riferimento temporale.
Verifica, con cadenza periodica non superiore ai cinque anni, la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, quando necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
CHE COS’È IL RIFERIMENTO TEMPORALE?
Per riferimento temporale si intende quella informazione, associata ai documenti oggetto della conservazione sostitutiva, che attesta la corretta conclusione di tale processo. In seguito, con l'apposizione della firma digitale tale riferimento viene "bloccato" al contenuto dei documenti a cui si riferisce.
